Проект федерального закона о документировании отношений в сфере труда. Законопроект о кадровом учете: последние новости. С чего все начиналось

В.И. Андреева: Заниматься надо не бумажками, заниматься надо людьми

Валентина Ивановна Андреева поделилась с редакцией PRO-персонал своим мнением о прошедшей конференции журнала «Справочник кадровика» «Трудовое законодательство 2010-2011: анализ изменений, практика применения, пути решения проблем».

Валентина Ивановна, какое у вас сложилось впечатление от мероприятия?

Потрясающее впечатление, очень хорошее полезное мероприятие. И я рада, что мы все здесь сегодня собрались и, кстати, многие участвуют в мероприятиях журнала «Справочник кадровика» уже не в первый раз.

Как вы оцениваете организацию конференции?

Организация совершенно идеальная, все четко, люди правильно и удобно размещены, предусмотрена возможность задавать вопросы.

Валентина Ивановна, скажите, а как вы оцениваете аудиторию, которая собралась в этом зале?

Я многих людей здесь знаю, они участвуют уже много лет в мероприятиях журнала «Справочник кадровика». Это наши постоянные участники и читатели журнала. В какой-то мере у нас сложился свой круг, это люди, которые преданы журналу, которые доверяют нам. В целом аудитория активная, вопросов задают много, поэтому мне приятно для них работать.

Вам запомнилось что-то особенное, на конференции?

На этом мероприятии я получила достаточно много предложений для проекта закона «О документировании отношений в сфере труда», многие откликнулись. Сама Госдума предложила этот законопроект и это говорит о том, что возрастает значение работы с документами, документирования, делопроизводства. Все больше ошибок в документах, которые приводят к штрафам. Значит надо помочь избежать кадровику штрафов. Также возросло количество ошибок, не позволяющих нормально оформить пенсию работникам, значит надо и работникам помочь. Кадровика надо освободить от многих проблем, связанных с документами. Заниматься документацией день и ночь нельзя, надо заниматься самими работниками. У нас большая часть времени уходит на обработку документов. А надо больше вникать в нужды самих работников.

Поэтому работодатель, а в частности кадровик, не должны заниматься бумагами, должны заниматься проблемами работника, трудовым процессом, трудовыми отношениями.

Регламентировать работу с кадровой документацией, значит освободить работодателя и кадровика от рутинной работы и позволить ему больше заниматься смыслом, содержанием, в общем, трудовыми отношениями. А не оформлять с утра до ночи бумажки, что конечно не правильно. Заниматься надо не бумажками, заниматься надо людьми.

Очень многие участники говорили, что ждут вашего выступления, посещают ваши семинары, что бы вы пожелали участникам конференции?

Я получила предложения к проекту закона, я работаю, прежде всего, ради кадровиков, ради самих наших граждан. И поэтому мне бы хотелось, чтобы мы более активно проводили такие мероприятия, как эта конференция. Где люди могли обмениваться опытом, общаться, в том числе и могли обсудить новые законопроекты. Публика на такие мероприятия приходит в основном опытная, и я могу много от них почерпнуть. Я понимаю благодаря нашим участникам, какие есть актуальные проблемы и в документировании и в самих трудовых отношениях.

Как показывает практика наиболее полезные материалы, соответствующие истине содержатся именно в «Справочнике кадровика». Поэтому мне бы естественно хотелось, чтобы было больше читателей журнала, больше посетителей нашего сайта, чтобы люди посещали наши web-семинары.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО В ОБЛАСТИ ТРУДА И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ

Основным законодательным актом, регулирующим трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения на федеральном уровне, является . Трудовой кодекс является кодифицированным федеральным законом. Согласно статье 5 Трудового кодекса РФ, нормы трудового права, содержащиеся в иных федеральных законах, должны соответствовать Трудовому кодексу РФ. В случае противоречий между Трудовым кодексом РФ и иным федеральным законом, содержащим нормы трудового права, применяется Трудовой кодекс РФ. Если вновь принятый федеральный закон, содержащий нормы трудового права, противоречит Трудовому кодексу РФ, то этот федеральный закон применяется при условии внесения соответствующих изменений в Трудовой кодекс РФ. Таким образом, Трудовой кодекс занимает особое, приоритетное положение в системе федерального трудового законодательства.

Конституции Российской Федерации. Это следует как из текста Конституции РФ, так и из текста самого Трудового кодекса РФ. Также Трудовым кодексом РФ установлено (статья 5), что регулирование трудовых отношений осуществляется в соответствии с федеральными конституционными законами, а Конституция РФ закрепляет положение, соглавно которому федеральные законы (в том числе и Трудвовй кодекс РФ) не могут противоречить федеральным конституционным законам. Кроме того, и Конституция РФ, и сам Трудовой кодекс РФ устанавливают приоритет общепризнанных принципов и норм международного права и международных договоров Российской Федерации над российским трудовым законодательством.

Кроме того, следует иметь в виду, что Федеральный закон от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации", следуя соответствующим положениям Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и Федерального закона от 8 января 1998 г. N 8-ФЗ "Об основах муниципальной службы в Российской Федерации" , отказался от приоритета Трудового кодекса РФ при регулировании служебных отношений государственных и муниципальных гражданских служащих, к которым трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, применяются субсидиарно.

К законодательным актам федерального уровня, содержащим нормы трудового права, относятся следующие:

От 19.04.1991 N 1032-1 определяет правовые, экономические и организационные основы государственной политики содействия занятости населения, в том числе гарантии государства по реализации конституционных прав граждан Российской Федерации на труд и социальную защиту от безработицы.

От 12.01.1996 N 10-ФЗ устанавливает правовые основы создания профсоюзов, их права и гарантии деятельности, регулирует отношения профсоюзов с органами государственной власти, органами местного самоуправления, работодателями, их объединениями (союзами, ассоциациями), другими общественными объединениями, юридическими лицами и гражданами. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, профессиональные союзы выступают стороной в отношениях социального партнерства в сфере труда в качестве представителей работников.

Сторонами социального партнерства, согласно статье 25 Трудового кодекса РФ, являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей. Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством. Представителями работников, как упоминалось выше, являются профессиональные союзы, а также их объединения, иные профсоюзные организации, предусмотренные уставами общероссийских, межрегиональных профсоюзов, или иные представители, избираемые работниками в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Интересы работодателя при проведении коллективных переговоров, заключении или изменении коллективного договора (о коллективных договорах см. раздел меню ), а также при рассмотрении и разрешении коллективных трудовых споров работников с работодателем представляют руководитель организации, работодатель - индивидуальный предприниматель (лично) или уполномоченные ими лица. При проведении коллективных переговоров, заключении или изменении соглашений (о соглашениях см. раздел меню ), разрешении коллективных трудовых споров по поводу их заключения или изменения, а также при формировании и осуществлении деятельности комиссий по регулированию социально-трудовых отношений интересы работодателей представляют соответствующие объединения работодателей. Особенности правового положения объединения работодателей устанавливаются . Данный закон не направлен на регулирование трудовых и непосредственно связанных с ними отношений, он определяет правовое положение одной из сторон социального партнерства в сфере труда - объединений работодателей - некоммерческих организаций, объединяющих на добровольной основе работодателей для представительства интересов и защиты прав своих членов во взаимоотношениях с профсоюзами, органами государственной власти и органами местного самоуправления.

Согласно статье 35 Трудового кодекса РФ, для обеспечения регулирования социально-трудовых отношений, ведения коллективных переговоров и подготовки проектов коллективных договоров, соглашений, заключения коллективных договоров, соглашений, а также для организации контроля за их выполнением на всех уровнях на равноправной основе по решению сторон образуются комиссии из наделенных необходимыми полномочиями представителей сторон. На федеральном уровне образуется постоянно действующая Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений, деятельность которой осуществляется в соответствии с . Членами Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений являются представители общероссийских объединений профсоюзов, общероссийских объединений работодателей, Правительства Российской Федерации.

Определяет государственную политику в области социальной защиты инвалидов в Российской Федерации и содержит статьи, предусматривающие гарантии трудовой занятости и обеспечения условий труда инвалидов.

Определяет правовое положение иностранных граждан в Российской Федерации, а также регулирует отношения между иностранными гражданами, с одной стороны, и органами государственной власти, органами местного самоуправления, должностными лицами указанных органов, с другой стороны, возникающие в связи с пребыванием (проживанием) иностранных граждан в Российской Федерации и осуществлением ими на территории Российской Федерации трудовой, предпринимательской и иной деятельности.

Закон РФ "О коллективных договорах и соглашениях" от 11.03.1992 № 2490-1 и Федеральные законы "О порядке разрешения коллективных трудовых споров" от 23.11.1995 № 175-ФЗ и "Об основах охраны труда в Российской Федерации" от 17.07.1999 № 181‑ФЗ с 1 февраля 2002 года, т.е. с даты введения в действие Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001, применялись в части, не противоречащей ему (статья 423 Трудового кодекса РФ), и утратили силу в связи с принятием Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации", вступившего в силу по истечении 90 дней после дня его официального опубликования (опубликован в "Собрании законодательства РФ" - 03.07.2006, в "Российской газете" - 07.07.2006). В настоящее время отношения, регулировавшиеся указанными утратившими силу законодательными актами, регулируются Трудовым кодексом РФ.

Административная и уголовная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлена соответственно статьями и .

Концепция проекта федерального закона

Основные положения концепции проекта федерального закона

«О документировании отношений в сфере труда»

Определять цели, задачи и принципы организации документирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в Российской Федерации;

Быть направлен на регулирование основных вопросов ведения учета кадров; создания, ведения, систематизации, хранения кадровой документации (включая обеспечение сохранности информации, требующей защиты, и ограничения доступа к ней в соответствии, в частности, с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и защите информации », Федеральным законом от 01.01.2001 «О персональных данных»);

Обеспечить возможность использования кадровой документации для построения эффективной системы управления персоналом и анализа тенденций движения кадров в организации (у индивидуального предпринимателя).

К предмету правового регулирования закона должны быть отнесены как собственно система кадрового учета, так и документирование основных этапов реализации индивидуального трудового правоотношения , возникающего между работником и работодателем на основании заключенного трудового договора , а также организация кадрового делопроизводства.

Действие закона предполагается распространить на всех работодателей, включая работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Закон должен регулировать порядок работы со всеми видами кадровых документов (учетных, организационных, распорядительных, информационно-справочных).

Целью закона должно являться обеспечение правильного, своевременного и достоверного учета кадров каждым работодателем, на которого распространяется действие данного закона, установление правил в сфере документирования трудовых отношений и ведения кадрового делопроизводства с учетом специфики различных видов работодателей (юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, малые предприятия и т. п.).

Законопроект должен содержать определение основных используемых в законе понятий, таких как кадровое делопроизводство, служба кадров, структура службы кадров, учет кадров, объект учета кадров, формы кадрового учета, объем документооборота кадровых документов, конфиденциальность кадровой документации, доступ к кадровой документации и т. п. При этом некоторые определения (например, термин «документы по личному составу») уже имеются в действующем законодательстве, что должно быть учтено при разработке формулировок основных понятий в тексте законопроекта с учетом специфики предмета его правового регулирования.

В законопроекте должны быть сформулированы основные принципы организации деятельности службы кадров, правового регулирования учета кадров, документирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, а именно:

1) организация кадрового делопроизводства и деятельности службы кадров в соответствии с действующим законодательством;

2) законность целей и способов учета кадров;

3) достоверность данных кадрового учета;

4) добросовестность ведения кадрового учета;

5) обеспечение сохранности учетных данных в пределах установленных сроков;

6) обеспечение защиты персональных данных работников;

7) обязательность документирования отношений в сфере труда;

8) обязательность регистрации кадровой документации;

9) обязательность систематизации и обеспечения сохранности кадровой документации.

В законопроекте должно быть указано, что законодательство в области кадрового обеспечения основывается на Конституции Российской Федерации и международных договорах Российской Федерации и состоит из данного Федерального закона и других регулирующих вопросы кадрового дела федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

В законопроекте должны быть определены организационные основы кадрового обеспечения и, прежде всего, установлены его организационные формы в зависимости от масштабов организации, численности работников и объемов работ в области работы с кадрами. Исходя из существующего на практике разнообразия подходов к организации служб кадров у различных работодателей, затруднительно дать исчерпывающий перечень возможных вариантов, но основными из них в настоящее время являются:

Создание самостоятельного структурного подразделения (службы кадров);

Введение в штат должности работника (основного или совместителя), осуществляющего кадровый учет и ведение кадрового делопроизводства;

Поручение ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства одному из работников в качестве совмещения профессий.

Законопроект должен включать перечень основных задач службы кадров; основные требования, предъявляемые к данной службе; перечень локальных нормативных актов работодателя, регулирующих деятельность этой службы (положение о службе кадров, должностные инструкции работников данного структурного подразделения и т. д.). Представляется целесообразным отдельно охарактеризовать правовой статус, должностные обязанности, права и ответственность руководителя службы кадров.

При рассмотрении форм организации кадрового обеспечения необходимо показать особенности ведения кадрового делопроизводства в организациях, имеющих обособленные структурные подразделения, а также в холдинговых структурах (в дочерних организациях).

При изложении вопросов кадрового учета в законопроекте следует определить, что его объектами являются как информация о работниках, так и основные процедуры, сопровождающие трудовые отношения: прием на работу, постоянный и временный перевод на другую работу, предоставление отпусков, командирование работников, поощрение, повышение квалификации и переподготовка кадров, аттестация работников, прекращение трудового договора и др.

В зависимости от объекта учета должны быть сформулированы задачи учета кадров:

Формирование полной и достоверной информации о составе и движении кадров;

Обеспечение работодателя необходимой информацией о кадрах;

Формирование многоаспектной поисковой информационно-справочной системы по всем направлениям работы с кадрами;

Обеспечение информационной базы для проведения аналитической работы в области кадрового дела и др.

В законопроект целесообразно включить порядок регулирования учета кадров Правительством Российской Федерации и Госкомстатом России и основные требования, предъявляемые к организации и ведению учета кадров.

Необходимо закрепить обязательность ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства каждым работодателем (в том числе и работодателями - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями), а также обязательность применения утвержденных Госкомстатом России форм первичных учетных документов.

Следует определить основные правила работы с первичными учетными документами, в частности, применение их электронных версий, необходимость кодирования информации (или отказ от него), возможность частичного изменения форм в зависимости от потребностей работодателя, сроки заполнения и др. Требуют решения вопросы о составе применяющихся форм, его расширении и внесении изменений в ряд форм, что потребует привлечения к работе над законопроектом, в том числе, экспертов из Госкомстата России.

В разделе законопроекта, посвященном документированию трудовых отношений, необходимо определить состав документов, обязательных для применения при оформлении трудовых отношений: локальных нормативных актов работодателя, организационных, распорядительных, информационно-справочных документов.

Говоря о локальных нормативных актах работодателя, необходимо отметить, что законопроект должен регулировать права и обязанности работодателя по их принятию и устанавливать перечни локальных нормативных актов, принимаемых в зависимости от вида работодателей. Положения разрабатываемого закона будут способствовать устранению нарушений порядка разработки (в том числе порядка учета мнения представительного органа работников), ввода в действие и применения локальных нормативных актов.

Для иных видов кадровой документации в законопроекте должна решаться самая актуальная задача - создание минимально необходимого и достаточного количество кадровых документов в случаях, требующих документирования соответствующих кадровых процедур. Важное место в законе должно быть отведено соотношению между видами документов и оформляемыми ими процедурами.

В специальных статьях закона необходимо показать особенности документирования трудовых отношений с отдельными категориями работников (с руководителями организации, с совместителями и др.).

В законопроекте должна закрепляться обязательность использования унифицированных форм организационно-распорядительных документов, применяемых в кадровой работе.

Для документов, не имеющих унифицированных форм, законопроект должен устанавливать состав обязательных реквизитов:

2) вид документа (его наименование);

3) дата составления документа;

4) регистрационный номер документа;

5) место составления документа;

6) состав удостоверения документа в зависимости от его вида (подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа).

Для понимания специалистами-практиками юридического значения реквизитов документов, применяемых для придания документам юридической силы, по отдельным наиболее значимым реквизитам в законопроект необходимо включить специальные указания:

О юридическом значении резолюции, проставляемой работодателем на документах;

О порядке подписания кадровых документов, в том числе о перечне лиц, имеющих право подписи документов; о порядке замены подписи при отсутствии руководителя организации; о возможности (или невозможности) применения такого аналога собственноручной подписи руководителя, как факсимильная подпись;

О применении печатей и штампов в кадровом делопроизводстве, в том числе печатей службы кадров, сургучных печатей и пломб;

О порядке доведения кадровых документов до сведения работников и оформления визы ознакомления работника с документом.

В законопроекте следует оговорить и такие важные для кадровой документации вопросы, как возможность и правила внесения изменений и исправлений в кадровую документацию; порядок восстановления утраченной документации; особенности оформления документов, не заведенных работодателем своевременно; возможность в ряде случаев применения и хранения заверенных копий кадровых документов при утрате оригиналов; возможность, случаи и порядок изъятия кадровой документации.

Обязательного рассмотрения требует вопрос о носителях информации о кадрах, о применении электронных документов, порядке их создания, подписания и хранения. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (ст. 11 Федерального закона от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 01.01.2001 «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе при одновременном соблюдении ряда условий равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Составление кадровой документации – первая и важнейшая часть кадрового делопроизводства, включающего также организацию работы с документами, их систематизацию и хранение. Для своевременного и правильного выполнение этих процедур в законопроекте следует регламентировать технологию работы с кадровой документацией.

В области организации кадрового делопроизводства законопроект должен, прежде всего, урегулировать вопрос о нормативно-методической базе для ведения кадрового делопроизводства. В законопроект целесообразно включить перечень локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству: Инструкция по кадровому делопроизводству, Табель форм кадровых документов, Альбом форм кадровых документов, График документооборота кадровой документации.

Основу нормативной базы по кадровому делопроизводству составляет Табель форм документов, позволяющий определить необходимый и достаточный набор видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом. Использование Табеля позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности.

Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами. В Табель и Альбом должны быть включены документы, предусмотренные ТК РФ, т. е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений, а также документы, разрабатываемые по усмотрению работодателя.

Логическим завершением разработки нормативного обеспечения в области кадрового делопроизводства является составление и утверждение Графика документооборота кадровой службы , в котором в табличной форме отражаются процедуры документирования трудовых отношений по следующим позициям: составление проектов документов (основание для составления, периодичность, ответственный за подготовку, количество экземпляров и т. д.); оформление документов (согласование, подписание, утверждение); обработка документов (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников); оперативное и архивное хранение исполненных документов (место и сроки хранения, периодичность сдачи в архив).

Порядок применения локальных нормативных актов по работе с кадровой документацией, а также ответственность за его нарушение должны быть закреплены в Инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой приказом работодателя.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Типовая инструкция), утвержденной приказом Минкультуры России: «Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях». Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в документах регистрационных дат и номеров. Регистрацией документов называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1. Типовой инструкции).

В области кадрового делопроизводства в законопроект необходимо включить: указание на обязательность учета (регистрации) кадровых документов и ведения контроля их исполнения; регламентацию рассмотрения письменных и устных обращений работников к работодателям; регламентацию документооборота кадровых документов и указания по учету его объема; правила систематизации кадровых документов и условия обеспечения их сохранности; порядок соблюдения режима конфиденциальности кадровых документов.

При раскрытии названных вопросов законопроект должен отразить специфику документирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, а также взаимосвязь объема документооборота кадровых документов со штатной численностью работников кадровых служб.

Отдельному рассмотрению подлежит проблема организации архива кадровой документации ; проведения экспертизы ее ценности; оформления и описания кадровой документации, подлежащей передаче на архивное хранение; выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

В законопроекте следует показать порядок приема – передачи кадровой документации при реорганизации организации, а также порядок передачи документов по личному составу на хранение в государственный или муниципальный архив при ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем.

В законопроекте должна быть установлена ответственность работодателя за нарушение норм, устанавливающих порядок работы с кадровой документацией.

Контроль за исполнением норм, касающихся учета кадров и кадрового делопроизводства, должен быть возложен на Федеральную инспекцию труда , специалисты которой уже на протяжении ряда лет осуществляют проверки ведения кадрового делопроизводства в организациях.

За нарушение норм, касающихся ведения кадрового делопроизводства, должны быть установлены административно-правовые санкции в виде повышенной штрафной ответственности, что потребует внесения соответствующих изменений в ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .

В законопроекте следует отразить порядок вступления закона в силу и включить в текст законопроекта необходимые переходные положения.

Дополнительно к сказанному выше следует отметить:

1. При разработке законопроекта представляется целесообразным проанализировать нормы действующего ТК РФ на предмет исключения из него делопроизводственных процедур и правил документооборота кадровой документации. В тех случаях, когда процедура, требующая документального оформления, является гарантийной нормой, затрагивающей права работников, в ТК РФ необходимо оставить отсылочные нормы, а процедуры подробно проработать в настоящем законопроекте.

2. Законопроект должен учитывать, что в настоящее время в соответствии с ТК РФ понятие «работодатель» включает в себя категории работодателей, порой весьма различающиеся между собой: это и юридические лица, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, и физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей, и физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства. В связи с этим в законопроекте должен быть предложен дифференцированный подход к организации и ведению кадрового делопроизводства у различных категорий работодателей в зависимости от особенностей их правового статуса, от численности привлекаемых ими работников и т. д.

3. Возможно, следует указать, какие государственные органы исполнительной власти вправе принимать нормативные правовые акты во исполнение предлагаемого закона.

4. Одновременно с разработкой настоящего законопроекта следует подготовить предложения по внесению изменений в ряд действующих нормативных правовых актов и по разработке новых нормативных правовых актов во исполнение предлагаемого закона.

Название законопроекта «О документировании отношений в сфере труда» выбрано как рабочее название. В качестве других вариантов для обсуждения могут быть предложены названия «О кадровом деле», «О кадровом учете и кадровом делопроизводстве» и т. п.

Данный перечень должен быть уточнен в ходе планируемого общественного обсуждения концепции и при разработке текста законопроекта. Более полный перечень основных понятий приведен далее в примерной структуре законопроекта.

Концепция проекта федерального закона

«О документировании отношений в сфере труда» 1
Основные положения концепции проекта федерального закона

«О документировании отношений в сфере труда»
По мнению авторов концепции, проект федерального закона «О документировании отношений в сфере труда»должен:

определять цели, задачи и принципы организации документирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в Российской Федерации;
быть направлен на регулирование основных вопросов ведения учета кадров; создания, ведения, систематизации, хранения кадровой документации (включая обеспечение сохранности информации, требующей защиты, и ограничения доступа к ней в соответствии, в частности, с Федеральным законом № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральным законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»);
обеспечить возможность использования кадровой документации для построения эффективной системы управления персоналом и анализа тенденций движения кадров в организации (у индивидуального предпринимателя).

К предмету правового регулирования закона должны быть отнесены как собственно система кадрового учета, так и документирование основных этапов реализации индивидуального трудового правоотношения, возникающего между работником и работодателем на основании заключенного трудового договора, а также организация кадрового делопроизводства.

Законопроект должен содержать определение основных используемых в законе понятий 2 , таких как кадровое делопроизводство, служба кадров, структура службы кадров, учет кадров, объект учета кадров, формы кадрового учета, объем документооборота кадровых документов, конфиденциальность кадровой документации, доступ к кадровой документации и т.п. При этом некоторые определения (например, термин «документы по личному составу») уже имеются в действующем законодательстве, что должно быть учтено при разработке формулировок основных понятий в тексте законопроекта с учетом специфики предмета его правового регулирования.

2) законность целей и способов учета кадров;

3) достоверность данных кадрового учета;

4) добросовестность ведения кадрового учета;

5) обеспечение сохранности учетных данных в пределах установленных сроков;

6) обеспечение защиты персональных данных работников;

7) обязательность документирования отношений в сфере труда;

8) обязательность регистрации кадровой документации;

9) обязательность систематизации и обеспечения сохранности кадровой документации.

Создание самостоятельного структурного подразделения (службы кадров);

Законопроект должен включать перечень основных задач службы кадров; основные требования, предъявляемые к данной службе; перечень локальных нормативных актов работодателя, регулирующих деятельность этой службы (положение о службе кадров, должностные инструкции работников данного структурного подразделения и т.д.). Представляется целесообразным отдельно охарактеризовать правовой статус, должностные обязанности, права и ответственность руководителя службы кадров.

В зависимости от объекта учета должны быть сформулированы задачи учета кадров:

формирование полной и достоверной информации о составе и движении кадров;
обеспечение работодателя необходимой информацией о кадрах;
формирование многоаспектной поисковой информационно-справочной системы по всем направлениям работы с кадрами;
обеспечение информационной базы для проведения аналитической работы в области кадрового дела и др.

Для иных видов кадровой документации в законопроекте должна решаться самаяактуальная задача - создание минимально необходимого и достаточного количество кадровых документов в случаях, требующих документирования соответствующих кадровых процедур. Важное место в законе должно быть отведено соотношению между видами документов и оформляемыми ими процедурами.

2) вид документа (его наименование);

3) дата составления документа;

4) регистрационный номер документа;

5) место составления документа;

о юридическом значении резолюции, проставляемой работодателем на документах;
о порядке подписания кадровых документов, в том числе о перечне лиц, имеющих право подписи документов; о порядке замены подписи при отсутствии руководителя организации; о возможности (или невозможности) применения такого аналога собственноручной подписи руководителя, как факсимильная подпись;
о применении печатей и штампов в кадровом делопроизводстве, в том числе печатей службы кадров, сургучных печатей и пломб;
о порядке доведения кадровых документов до сведения работников и оформления визы ознакомления работника с документом.

Обязательного рассмотрения требует вопрос о носителях информации о кадрах, о применении электронных документов, порядке их создания, подписания и хранения. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе при одновременном соблюдении ряда условий равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами. В Табель и Альбом должны быть включены документы, предусмотренные ТК РФ, т.е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений, а также документы, разрабатываемые по усмотрению работодателя.

Логическим завершением разработки нормативного обеспечения в области кадрового делопроизводства является составление и утверждение Графика документооборота кадровой службы , в котором в табличной форме отражаются процедуры документирования трудовых отношений по следующим позициям: составление проектов документов (основание для составления, периодичность, ответственный за подготовку, количество экземпляров и т.д.); оформление документов (согласование, подписание, утверждение); обработка документов (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников); оперативное и архивное хранение исполненных документов (место и сроки хранения, периодичность сдачи в архив).

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Типовая инструкция), утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536: «Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях». Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в документах регистрационных дат и номеров. Регистрацией документов называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1. Типовой инструкции).

Контроль за исполнением норм, касающихся учета кадров и кадрового делопроизводства, должен быть возложен на Федеральную инспекцию труда, специалисты которой уже на протяжении ряда лет осуществляют проверки ведения кадрового делопроизводства в организациях.

Дополнительно к сказанному выше следует отметить:

1 Название законопроекта «О документировании отношений в сфере труда» выбрано как рабочее название. В качестве других вариантов для обсуждения могут быть предложены названия «О кадровом деле», «О кадровом учете и кадровом делопроизводстве» и т.п.

2 Данный перечень должен быть уточнен в ходе планируемого общественного обсуждения концепции и при разработке текста законопроекта. Более полный перечень основных понятий приведен далее в примерной структуре законопроекта.

(Кириллова Л. С.) («Налоги» (газета), 2011, N 12)

ТРАДИЦИИ И НОВАЦИИ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОТНОШЕНИЙ В СФЕРЕ ТРУДА. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Л. С. КИРИЛЛОВА

Кириллова Л. С., Казанский (Приволжский) федеральный университет.

Нормы Трудового кодекса Российской Федерации <1> предусматривают документальное оформление отношений в сфере труда. Например, обязательным является составление документов при оформлении приема на работу (ст. 68 ТК РФ), при переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ), при прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ) и др. ——————————— <1> Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ.

Соблюдение указанных процедур отвечает интересам как работников, так и работодателей и обеспечивает нормальное развитие трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Правильно оформленные документы необходимы работнику для подтверждения трудового стажа, работы во вредных условиях, получения льгот и преимуществ и др. Работодателю же правильно выстроенная система документирования поможет избежать привлечения к ответственности по результатам проверок контролирующих органов. Документирование отношений составляет сердцевину более широкого понятия — делопроизводства, под которым понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами <2>. Применительно к отношениям в сфере труда используется понятие «кадровое делопроизводство» — совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом <3>. ——————————— <2> Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). <3> Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства в СССР и Российской Федерации: URL: www. kadrovik. ru/ modules. php? op= modload&name;= News&file;= article&sid;=10102.

Основываясь на положениях трудового законодательства и Общероссийском классификаторе управленческой документации <4>, можно дать следующую классификацию кадровой документации: ——————————— <4> ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299).

1) документация по приему на работу — трудовой договор, приказ о приеме на работу; 2) документация по переводу на другую работу — соглашение о переводе на другую работу, заявление о переводе на другую работу, приказ о переводе; 3) документация по увольнению с работы — заявление об увольнении, приказ об увольнении; 4) документация по оформлению отпусков — заявление о предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска; 5) документация по оформлению поощрений — представление о поощрении, приказ о поощрении; 6) документация по оформлению дисциплинарных взысканий — письменное объяснение о совершении дисциплинарного проступка, приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания. Таким образом, кадровые документы многообразны и фиксируют все юридически значимые для трудовых отношений факты. Однако на многих предприятиях работа с кадровой документацией часто базируется на неписаных традиционных правилах, передающихся от одного поколения кадровиков к другому. Работники кадровых служб не имеют времени, возможности, знаний, а иногда и желания задумываться над последствиями неправильного оформления кадровых документов <5>. А ведь эти последствия часто имеют правовой характер и могут привести к недействительности той или иной процедуры. ——————————— <5> Мурнина И. Новый стандарт обязателен для кадровой документации // Кадровое дело. 2003. N 6.

В системе кадрового делопроизводства часто совершаются следующие ошибки: отсутствие кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с трудовым законодательством (графики отпусков, штатные расписания и др.), либо их несоответствие требованиям закона; игнорирование унифицированных форм <6>; неверный выбор способа оформления трудовых отношений; несоблюдение правил архивации документов. ——————————— <6> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда. 2004. N 5.

Халатное отношение к кадровому делопроизводству во многом объясняется правовым незнанием, являющимся следствием отсутствия единого нормативного правового акта, который смог бы регламентировать все кадровые процедуры, устранив имеющиеся на практике разночтения и пробелы в оформлении отношений в сфере труда. В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляют Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами и ведомствами. Анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы были приняты и продолжают действовать нормативные правовые и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные аспекты кадрового делопроизводства <7>. Остаются не решенными важные для трудовых отношений вопросы (например, правильное оформление отзыва работника из отпуска, изменение совместительства на основную работу, использование факсимильной подписи, форма и реквизиты докладной, объяснительной, служебной записок, уведомительных актов). ——————————— <7> Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства…

По этой причине инициативной группой при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике было предложено составить проект Закона с рабочим названием «О документировании отношений в сфере труда», к предмету правового регулирования которого отнесены система кадрового учета, документирование основных этапов реализации трудового отношения, организация кадрового делопроизводства <8>. ——————————— <8> Концепция и примерная структура проекта Федерального закона «О документировании отношений в сфере труда» // URL: www. kadrovik. ru/ modules. php? op= modload&name;= News&file;= article&sid;=10102.

Инициаторы предлагают отразить в законопроекте такие вопросы, как: — определение основных «кадровых» понятий — служба кадров, учет кадров, кадровое делопроизводство, объем документооборота кадровой документации; — статус службы кадров, ее задачи, принципы деятельности, основные полномочия; — определение перечня документов, применение которых обязательно при оформлении отношений в сфере труда (локальных нормативных актов, организационно-распорядительных, информационных документов, документов по учету личного состава, в том числе и унифицированных); — установление обязательных реквизитов документов, при наличии которых они будут иметь юридическую силу, а также вопросы использования печатей и штампов работодателя; — перечень обязательных локальных нормативных актов, порядок их разработки, согласования, утверждения, ознакомления, внесения изменений; — учет и регистрация кадровых документов, их систематизация и контроль за исполнением; — хранение и архивация кадровых документов. Важно, что инициаторы учли «компьютеризацию» общественных отношений и стремление представителей крупного, среднего и малого бизнеса к оптимизации протекающих внутри компаний процедур путем ведения электронного документооборота в целях сокращения финансовых и временных издержек на оформление документов. Предлагается отразить в законопроекте статус электронного «кадрового» документа, порядок его создания, подписания и хранения, обязательные реквизиты и возможности использования вместо бумажного носителя. Для этого необходимо учесть положения Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также положения ГОСТ Р 53898-10 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», утвержденного 26.10.2010 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии <9>. ——————————— <9> URL: http:// www. pk6.eos. ru/ upload/ pk6/ Pr_GOSTR_OR. pdf.

Проблема регулирования документирования отношений в сфере труда является актуальной и требующей рассмотрения; своевременное формирование кадровых документов, их фиксация, использование и хранение требуют регламентации на законодательном уровне. Нормотворчество в области кадрового делопроизводства должно способствовать устранению многочисленных противоречивых толкований специалистами по трудовому праву, юрисконсультами организаций, кадровиками-практиками, инспекторами по труду и судьями вопросов, связанных с кадровой документацией. При этом необходимо учитывать как положительные «традиции» советских разработчиков унифицированных форм и работников служб кадров, так и «новации» общественных отношений и стремление к освобождению от бумажной работы посредством введения электронного документооборота.

——————————————————————